Een mailtemplate is een standaard opmaak voor een e-mail bericht. Tekst, koppelingen en/of afbeeldingen kunnen snel vervangen worden om mails op te stellen met een uniforme uitstraling. Dit soort templates worden vaak gebruikt door bedrijven om berichten te sturen naar klanten of andere contacten. Wat is een mailtemplate en wat zijn de voordelen van dit soort templates?
Wanneer je als organisatie een wekelijkse nieuwsbrief uitstuurt zal dit meestal geen platte tekst zijn. Er zal standaard informatie in staan zoals het bedrijfslogo, contactinformatie en een link om uit te schrijven. In een mailtemplate zijn al deze elementen reeds aanwezig zodat steeds opnieuw invoeren niet nodig is. Er zijn diverse programma’s om dit soort templates te maken, het is ook mogelijk om hiervoor een HTML-editor te gebruiken. In feite verschilt een HTML e-mail niet veel van een webpagina, ze bevatten beide dezelfde elementen en voldoen aan dezelfde standaarden. Het grote verschil is dat een e-mail via een mail applicatie gedownload wordt, terwijl een webpagina laadt in een internet browser.
Het is mogelijk om bij iedere mail met een compleet leeg vlak te beginnen. In praktijk bieden mailtemplates diverse voordelen voor de verzender waaronder:
Bedrijven met een communicatie / ontwerp / webdesign afdeling kunnen zelf templates inrichten. Het is ook mogelijk om hiervoor een extern bureau in te schakelen. Er kunnen ook mailtemplates verstrekt worden door een mail- of webprovider. Er zijn mailclients die geen HTML mails kunnen verwerken, in dat geval kan er een alternatieve tekstversie worden aangeboden.
